Politique de confidentialité – Henri Désormeaux inc.

Henri Désormeaux inc., Société de CPA (« nous », « nos » ou « notre ») s’engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez notre site Internet ou interagissez avec nous. À cet égard, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer des renseignements personnels que nous recueillons ainsi que de la façon dont ces mêmes renseignements sont utilisés, communiqués et sauvegardés par nous.

La Politique est conçue de manière à respecter les lois applicables concernant la protection des renseignements personnels.

1. Catégories de renseignements personnels

Dans cette Politique, par « renseignements personnels », nous entendons toutes les informations portant sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, qui peuvent inclure, sans s’y limiter :

vos coordonnées, comme votre nom, prénom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone;
vos informations financières et fiscales, comme des informations relatives à vos revenus, salaire, autres avantages sociaux, déclarations de revenus, y compris votre numéro d’assurance sociale;
des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des diplômes d’institutions éducatives, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel ou à l’emploi;
des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus;
des informations qui nous sont fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est requis, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé ou l’orientation sexuelle, etc.);
des renseignements sur votre situation familiale, comme votre état civil, votre conjoint et vos personnes à charge
des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public, une preuve de propriété véritable ou des renseignements sur la provenance de fonds, requise pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et recueillies dans le cadre de nos procédures d’acceptation de mandat et de surveillance continue;
des renseignements relatifs au marketing et à vos préférences de communication;
tout autre renseignement à caractère personnel vous concernant ou concernant des tiers que vous nous communiquez.

Les types de renseignements personnels et de renseignements personnels sensibles que nous recueillons peuvent varier selon les obligations juridiques qui nous sont imposées, la nature des services que nous vous offrons ou que nous offrons à nos clients.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes relativement aux personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter.

2. Collecte des renseignements personnels

Nous pouvons recueillir les renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous faites affaire avec nous ou interagissez avec nous (en présentiel, par téléphone, par courriel, par l’utilisation des sites web de nos fournisseurs de services DEBUTER MES IMPOTS et CONVOFLO (veuillez aussi lire les politiques de ces fournisseurs si vous désirez utiliser leurs services)).

Nous pouvons également recueillir les renseignements personnels indirectement auprès de toute source, y compris, mais sans s’y limiter, les sources spécifiées dans toute entente entre vous ou un agent agissant en votre nom et nous, votre (vos) employeur(s) actuel(s) ou passé(s), des institutions financières, des agents de renseignements personnels, des agences de placement, des agences de renseignements sur la consommation, des agences de notation de crédit, des agences gouvernementales, ou auprès de vos représentants autorisés, tels que votre conseiller financier, toute personne que vous avez pu donner en référence ou toute autre source nécessaire à la fourniture de nos services.

3. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte ou toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables, notamment pour :

Rendre des services à nos clients

Nous pouvons, par exemple, utiliser des renseignements personnels pour rendre nos services, pour la conduite de nos affaires, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue avec vous.

Dans le cadre des services professionnels que nous fournissons à nos clients, nous pouvons traiter des renseignements personnels de personnes physiques avec lesquelles nous n’avons pas de relation directe (contractuelle ou autre). Dans ce cas, nous demandons à nos clients de confirmer qu’ils ont le pouvoir de nous fournir les renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services et que ces données ont été traitées conformément au droit applicable.

Toute activité faisant partie intégrante de l’exploitation de notre entreprise

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins ou en relation avec :

le recrutement d’employés, d’associés et de travailleurs contractuels potentiels, ainsi que gestion de la relation avec les employés, les associés et les travailleurs contractuels;
les demandes de renseignements et communications de gouvernements, d’organismes de réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi;
l’ouverture de compte client, administration de la relation client, comptabilité et facturation;
le respect de nos obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques ainsi que ceux de nos clients et de nos fournisseurs de services;
la prévention de la fraude;
toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

Maintenir une relation client

En plus des finalités liées aux opérations de notre firme ci-haut, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour :

communiquer avec vous et vous tenir informés : pour vous envoyer une confirmation de rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour répondre à votre demande de soumission, etc.;
effectuer des analyses de données et de recherche, y compris développer et adapter nos produits et services, déterminer l’adéquation de nos produits et services;

4. Communication des renseignements personnels

Nous nous engageons à ne pas communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous y consentiez ou que les lois applicables le permettent ou le requièrent. Nous pouvons engager des tiers, y compris des représentants de services, pour traiter les renseignements personnels pour les fins susmentionnées.

Communication à des tiers

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers, notamment à:

des prestataires de services tiers qui supportent nos services ou qui fournissent des services en notre nom, tels que l’hébergement et le traitement de données, l’assistance informatique, le service clientèle, le marketing et l’analyse, et d’autres services. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres;
des membres de notre réseau qui rendent des services pour nous dans le cadre des services professionnels que nous vous fournissons;
des conseillers professionnels, comme des cabinets d’avocats, des conseillers en fiscalité ou des auditeurs;
des assureurs;
des organismes de réglementation et autres organismes professionnels;
des autorités fiscales, de valeurs mobilières, des agences d’évaluation de crédit;
des agences et régulateurs fédéraux ou provinciaux en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre demande ou enquête que nous estimons valable;
toute personne ou organisation, y compris un organisme d’enquête, pour prévenir, détecter ou supprimer des abus financiers, des fraudes ou des activités criminelles, pour protéger nos actifs et nos intérêts, ou pour gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle, ou en cas de violation ou de contravention à la loi;
toute entreprise en cas de dans le cadre d’une réorganisation de notre firme ou d’un autre changement de contrôle de notre firme;
tous autres tiers lorsque la législation exige ou autorise une telle divulgation.

Communication à l’extérieur du Canada

Certains de ces tiers peuvent être situés au Canada ou dans d’autres juridictions ou pays et, par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être traités, consultés ou sauvegardés en dehors du Canada. Ils peuvent divulguer des informations en réponse à des demandes valables émanant de gouvernements, d’organismes de réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi dans ces juridictions ou pays, conformément à la législation applicable dans ces juridictions ou pays.

5. Conservation

Nous conserverons vos renseignements personnels dans nos systèmes pour une durée correspondant à la plus longue des périodes suivantes :

aussi longtemps qu’il est nécessaire pour l’activité ou les services visés ou aux fins pour lesquelles ils ont été receuillis;
toute période de conservation requise par la loi ou les normes professionnelles;
la fin de la période visée par le litige ou l’enquête relativement aux services; ou
comme établi par nos politiques ou pratiques de conservation internes, la durée peut varier selon la nature des renseignements conservés.

En outre, toute copie des renseignements personnels stockés dans nos fichiers de sauvegarde électroniques sera détruite conformément au cycle de vie courant des copies de sauvegarde.

6. Consentement

Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou nous divulguons vos renseignements personnels. Votre consentement peut être explicite, implicite ou fourni par votre représentant autorisé. En nous transmettant vos renseignements personnels ou en utilisant les site web de nos fournisseurs de services indiqué au point #2, vous consentez à cette Politique et à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la sauvegarde de vos renseignements personnels en conformité avec cette Politique.

Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation des renseignements recueillis en nous contactant en utilisant les coordonnées prévues à la rubrique Nous contacter. Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait affecter les services qui pourraient vous être offerts.

7. Mesures de sécurité

Nous suivons les normes qui sont généralement appliquées et reconnues à cet effet, afin d’assurer la protection des renseignements personnels. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous prenons des mesures pour que seules les personnes autorisées qui ont besoin de connaître les renseignements personnels, ou dont les fonctions exigent raisonnablement de les connaître, y aient accès. Les tiers auxquels sont communiqués des renseignements personnels doivent se conformer aux mesures de sécurité que nous avons instaurées.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission par Internet (y compris par courriel), ni aucun moyen de stockage électronique ne sont complètement sécuritaires. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à la rubrique Nous contacter.

8. Liens vers des sites web de tiers

Pour votre commodité, nos sites Internet peuvent fournir des liens vers les sites de tiers ou des parties de leurs sites. Nous n’avons aucun contrôle sur le contenu ou le fonctionnement de ces sites ni sur les pratiques des opérateurs de ces sites en matière de confidentialité ou de respect de la vie privée. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous soumettez par l’intermédiaire de ces sites est régi par les politiques de confidentialité des sites en question. Il est donc de votre responsabilité de vous renseigner sur leurs politiques de protection des informations qui vous concernent.

9. Droits à l’égard de vos renseignements personnels

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Sur demande écrite, vous disposez des droits suivants relativement à vos renseignements personnels :

accès : vous pouvez être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous pouvez avoir accès à ces renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vous pouvez également demander que vos renseignements informatisés soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et intelligible;
rectification : vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, périmés ou inexacts ;
retirer votre consentement : vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables ;
désindexation : vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

Vous avez le droit de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

10. Nous contacter

Pour toute question, préoccupation à l’égard de cette Politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre Responsable de protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse rprp@msd-cpa.com ou par la poste aux coordonnées suivantes :

HENRI DÉSOREMEAUX INC.,
À l’attention de Simon Désormeaux, Responsable de la protection des renseignements personnels
2381 Rue Faucher
Longueuil, QC, J4G 1C1

Veuillez fournir suffisamment de détails dans toute correspondance que vous nous adressez pour nous permettre d’identifier les renseignements auxquelles vous souhaitez accéder ou que vous souhaitez faire corriger, le cas échéant. Nous vous recommandons de sécuriser vos courriels. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Lorsque nous recevons des renseignements personnels vous concernant de la part de notre client ou de nos tiers, nous vous encourageons à communiquer directement avec ce client ou tiers (par exemple, votre employeur ou votre fournisseur de services) si vous avez des questions sur la façon dont ils gèrent vos renseignements personnels.

11. Mise à jour

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente Politique. Toute modification apportée à la Politique entrera en vigueur lorsque nous publierons sa version révisée sur notre site Internet. En continuant à interagir avec nous après la publication de la version modifiée de la Politique, vous acceptez les changements qui y sont apportés. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de cette Politique régulièrement afin de demeurer informés de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. La date figurant en bas de la Politique indique la date de sa dernière révision.

Dernière mise à jour : 21 septembre 2023